Back office de l’application Forms

Le plugin Forms est une boite à outils permettant de construire des formulaires simples ou plus élaborés. On peut par exemple définir des étapes, des aides à la saisie, des questions conditionnelles, des choix multiples, etc.

Table des matières

• Création d’un formulaire
  • Paramètres généraux d’un formulaire
  • Les étapes
    • Ajouter une étape
    • Ajouter une liaison entre deux étapes
    • Ajouter une liaison conditionnelle ou contrôle de transition
    • Paramétrer le Fil d’Ariane
  • Les entrées
    • Ajouter des entrées à un formulaire
    • Dupliquer une entrée
    • Déplacer une entrée
    • Les contrôles ou gestion de validation
    • Les conditions
• Modification d’un formulaire
  • Modifier les paramètres généraux
  • Modifier les étapes
  • Modifier les entrées
• Réponses au formulaire
  • Prévisualisation du formulaire
  • BO
  • Publication
  • Visualisation des réponses

Création d’un formulaire

Le process de création d’un nouveau formulaire est composé de différentes étapes : l’initialisation et définition des paramètres du formulaire, la création des étapes du formulaire et la création des questions/entrées/champs du formulaire.

Paramètres généraux d’un formulaire

Pour créer un formulaire aller dans le menu Application ou Contenu et sélectionner l’entrée « Formulaires - Gestion des formulaires à étapes ».

La page qui s’affiche présente la liste des formulaires déjà créés s’il en existe. Pour initier la création d’un formulaire, cliquer sur le bouton « Ajouter un formulaire ».

Les paramètres du formulaire à définir sont :

• Titre : libellé pour désigner le formulaire ; Il est utilisé pour la liste des formulaires en BO mais est également affiché aux usagers en FO
• Description : texte descriptif facultatif à propos du formulaire et des questions qu’il contiendra
• Catégorie : facultative, vide par défaut
• Logo : logo facultatif représentatif du formulaire visible en FO
• Dates de disponibilité : dates facultatives de début et fin de disponibilité désignant respectivement la date à partir de laquelle le formulaire sera disponible aux utilisateurs et la date à partir de laquelle le formulaire sera fermé. Pour que le formulaire soit disponible, il faut au moins l’une de ces deux dates de définie.
• Message d’indisponibilité : message facultatif affiché si un utilisateur tente d’accéder au formulaire en dehors de la plage de disponibilité
• Restrictions :
  • Nombre maximum de réponses : permet de limiter le nombre total de réponses au formulaire. (“0” = pas de limite).
  • Authentification requise : à cocher si l’on souhaite que l’utilisateur soit authentifié avant de pouvoir remplir le formulaire.
  • Une seule réponse par l’utilisateur : permet de n’autoriser qu’une seule réponse par répondant. N’est utile que si l’authentification est obligatoire car un utilisateur non authentifié pourrait répondre plusieurs fois.
  • Accès à la gestion des réponses en FO par rôle. Permet d’activer l’accès aux réponses du formulaire côté FO en se basant sur le rôle des utilisateurs front et non pas sur leur identifiant (GUID).
  • Activer la sauvegarde des réponses incomplètes. Lorsque l’utilisateur est authentifié, permet de recharger une sauvegarde des réponses remplies ultérieurement.
• Affichage :
  • Type de fil d’Ariane : Affiche le numéro de l’étape en FO.
  • Comptage des réponses : le décompte des réponses sera affiché en front-office.
• Récapitulatif : Paramètres pour la phase de récapitulatif final
  • URL de retour : l’url de la page vers laquelle diriger l’utilisateur après soumission du formulaire. Si ce champ est laissé vide, la redirection sera vers la première étape du formulaire.
  • Libellé du bouton de soumission du formulaire : Par défaut, le texte présenté est « Soumettre le formulaire ».
  • Récapitulatif : à cocher si l’on souhaite une page récapitulative avant sauvegarde finale des réponses au formulaire. Elle permet à l’usager de vérifier l’ensemble de ses réponses et éventuellement de les modifier avant de soumettre le formulaire.
  • Affichage du message de fin : à cocher si l’on souhaite afficher un message à la suite de la soumission du formulaire.
  • Message de fin : bloc d’édition pour définir le message de fin.
  • :
    • Workflow : Pour associer un workflow au formulaire (facultatif), sélectionner le workflow prévu.
• Captcha :
  • Étape initiale : à cocher si l’on souhaite qu’un captcha soit inséré dans l’étape initiale du formulaire.
  • Étape finale : à cocher si l’on souhaite qu’un captcha soit inséré dans l’étape finale du formulaire.
  • Récapitulatif : à cocher si l’on souhaite qu’un captcha soit inséré dans le récapitulatif du formulaire.

Cliquer sur « Créer le formulaire » pour valider la création de ce formulaire. Il est désormais possible de configurer les étapes et les différents champs du formulaire.

Les étapes

Ajouter une étape

Un formulaire est composé d’étapes et d’une liste de questions.

Pour créer les différentes étapes d’un formulaire :

• Cliquer sur le bouton « Éditer les étapes du formulaire » de la ligne du formulaire désiré dans la page « Formulaires - Gestion des formulaires à étapes ».
• Cliquer sur « Ajouter une étape ».

Remplir les champs nécessaires à la création de l’étape qui peut être :

• Initiale, pour la première étape,
• Finale, pour la dernière étape,
• Initiale et finale, dans le cas d’une seule étape.
• Pour une étape intermédiaire aucune case n’est à cocher mais il faut préciser l’étape précédente dans la liste déroulante.

Cliquer sur « OK » pour confirmer la création de l’étape.

Ajouter une liaison entre deux étapes

Les liaisons entre les étapes permettent de définir la séquence d’affichage des étapes dans le front-office. Les liaisons sont créées automatiquement lors de la création de chaque étape en indiquant l’étape précédente à celle en train d’être créée.

Ajouter une liaison conditionnelle ou contrôle de transition

Il est aussi possible d’ajouter des contrôles de transition, c’est-à-dire vérifier une condition pour pouvoir passer à l’étape d’arrivée de la liaison concernée.

Pour créer un contrôle de transition, la question qui va déterminer l’étape suivante doit déjà avoir été créée.

Pour créer un contrôle de transition :

• Cliquer sur la liaison concernée dans la liste des étapes.
• Cliquer sur le bouton « Gérer les contrôles » de la ligne de la liaison concernée.
• Cliquer sur « Ajouter un contrôle ».
• Choisir l’étape cible et la question cible, c’est-à-dire, l’étape et la question dont la réponse va déterminer l’étape suivante, cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement d’étape et de question cible.
• Choisir le type de contrôle, cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement de type de contrôle.
• Si besoin, définir un message d’erreur à afficher dans le cas où le contrôle serait non passant.
• Sélectionner la valeur attendue pour que la liaison se fasse.

Cliquer sur « OK » pour confirmer l’ajout d’affichage conditionnel.

Pour ajouter une liaison conditionnelle, il faut d’abord avoir ajouté au moins la question qui déterminera l’affichage de l’étape suivante.

Paramétrer le Fil d’Ariane

Pour configurer le fil d’Ariane :

• Aller dans le menu Application ou Contenu et sélectionner l’entrée « Formulaires - Configuration du fil d’ariane en accordéon ».
• Cliquer sur le bouton « Modifier la configuration du fil d’Ariane en accordéon ».
• Sélectionner les étapes à inclure dans le fil d’Ariane et renseigner leur position.

Affichage du formulaire avec et sans fil d’Ariane :

Il est également possible de créer une étape uniquement accessible en BO, en créant une étape “Gestion BO” sans liaison aux autres étapes du formulaire, comprenant des entrées en “Visibilité restreinte au BO” et en ne l’incluant pas dans le paramétrage du fil d’Ariane :

Les entrées

Ajouter des entrées à un formulaire

Pour ajouter des questions à l’étape créée :

• Cliquer sur l’icône « Questions » sur la ligne de l’étape dans laquelle on souhaite ajouter la question (dans la liste des étapes du formulaire) ou sur l’onglet « Liste des Questions » après avoir cliqué sur l’étape concernée.
• Ajouter autant de types d’entrées que nécessaire en cliquant sur le type d’entrée désiré dans la liste à droite de la page.
• Paramétrer chaque entrée.

Pour accéder à la liste de l’ensemble des entrées existantes, cliquer sur le lien suivant : Les types d’entrées existantes.

Les entrées peuvent être configurées avec différents paramètres suivant le type d’entrée :

• Aide : permet d’ajouter un texte d’aide pour expliquer la nature du champ à l’utilisateur qui remplira le formulaire. Le texte s’affiche sous le champ à remplir dans le FO.
• Commentaire : permet d’ajouter une note ou un commentaire supplémentaire sur le champ visible uniquement en BO.
• Valeur par défaut : permet de pré-remplir le champ avec une valeur par défaut. Utile pour éviter aux utilisateurs de saisir des informations répétitives.
• Placeholder : permet de mettre un texte informatif dans le champ qui disparaîtra lorsque l’utilisateur commencera à saisir une réponse.
• Obligatoire : permet de rendre obligatoire le remplissage du champ par l’utilisateur. Un message d’erreur s’affiche si l’utilisateur tente de passer à l’étape suivante ou de soumettre le formulaire sans avoir rempli le champ.
• Message d’erreur : permet de personnaliser le message d’erreur qui sera affiché à l’utilisateur si une saisie incorrecte est détectée ou si un champ obligatoire n’est pas rempli.
• Confirmation de saisie : permet de créer un champ supplémentaire de confirmation pour valider la saisie d’une information, comme la validation d’un mail par exemple. Si la réponse saisie dans les deux champs n’est pas identique, un message d’erreur s’affiche.
• Pièce jointe : permet de joindre un document au champ commentaire pour que l’utilisateur puisse le télécharger.
• Liste de référence : permet de proposer une liste de choix prédéfinie pour un champ de type liste, case à cocher ou bouton radio (par exemple, une liste de choix de pays pour le champ “pays”).
• Anonymisable : permet de masquer ou d’anonymiser une information saisie par un utilisateur. Le paramétrage de l’anonymisation se fait avec les workflows.
• Classe CSS : permet de personnaliser l’aspect du champ en y ajoutant des classes CSS.
• Visibilité restreinte au BO : permet de restreindre la visibilité du champ au BO.
• Indexation : permet d’indexer les réponses afin qu’elles soient affichées dans les résultats de recherche grâce à Solr.

Dupliquer une entrée

Une entrée peu également être créée à partir d’une question existante en la dupliquant :

• Cliquer sur le bouton « Dupliquer » de la ligne de l’entrée correspondante. La duplication sera créée et placée à la fin du regroupement dont faisait partie l’entrée originale.

Déplacer une entrée

Pour déplacer une des entrées d’un formulaire :

• Cliquer sur le bouton « Déplacer la question » de la ligne de l’entrée correspondante.
• Choisir l’étape vers laquelle déplacer l’entrée, cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement d’étape s’il y a eu changement.
• Choisir le groupe parent (racine du formulaire ou un des regroupements existants), cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement de groupe parent s’il y a eu changement.
• Choisir la position désirée dans ce groupe parent.
• Cliquer sur « OK » pour confirmer le déplacement de l’entrée.

Les contrôles ou gestion de validation

Différents types de contrôle peuvent être ajoutés à une entrée pour n’autoriser que certains types de réponses. Il est possible d’effectuer un contrôle sur une réponse à un type de question (e-mail, numéro de téléphone, etc.) : c’est la gestion de la validation.

• Pour gérer la validation d’une des entrées d’un formulaire, cliquer sur le bouton « Gérer la validation » de la ligne correspondante.
• Choisir ensuite le type de contrôle à appliquer sur la réponse, cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement de type de contrôle.
• Choisir le message d’erreur désiré.
• Cliquer sur « OK » pour confirmer l’ajout du contrôle de validation.

Pour accéder à la liste de l’ensemble des types de contrôles existants, cliquer sur le lien suivant : Les types de contrôle existants.

Par exemple, pour demander à un utilisateur une adresse email, il est possible d’ajouter à un champ de type « Texte court » un contrôle de validation avec « Expression régulière » comme type de contrôle et « Email » comme valeur attendue. Ainsi, si la valeur saisie dans le champ n’a pas le format d’une adresse email, un message d’erreur sera affiché.

Les conditions

Il est possible d’afficher une question conditionnée par la réponse d’une autre question : c’est l’affichage conditionnel.

• Pour gérer l’affichage conditionnel d’une des entrées d’un formulaire, cliquer sur le bouton « Gérer l’affichage conditionnel » de la ligne de l’entrée à afficher suivant la réponse fournie à une autre question.
• Choisir l’étape cible, c’est-à-dire l’étape dans laquelle se trouve la question dont la réponse va déterminer l’affichage ou non de l’entrée et cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement d’étape cible.
• Choisir la question cible c’est-à-dire la question dont la réponse va déterminer l’affichage de l’entrée et cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement de question cible.
• Choisir le type de contrôle, « Valeur exacte » ou « Nombre maximum de réponse » et cliquer sur le bouton « check » pour confirmer le changement de type de contrôle.
• Cliquer sur « OK » pour confirmer l’ajout d’affichage conditionnel.

Bonne pratique : Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « check » à droite de la liste déroulante pour valider la modification d’un choix. Suivant la question cible sélectionnée, les types de contrôle possibles diffèrent.

Par exemple, à la fin d’un questionnaire d’inscription, on souhaite permettre à l’utilisateur d’indiquer des informations complémentaires dans un champ « Texte long » qui ne s’affichera qu’uniquement s’il en a besoin. Pour cela, on va donc :

• Créer deux entrées :
  • Une entrée « bouton radio » où l’on demande à l’utilisateur s’il souhaite apporter des informations complémentaires (allergies, contraintes, etc.) et à laquelle il pourra répondre par oui ou non.
  • Une entrée « texte long », lui demandant de préciser les informations qu’il souhaite apporter, s’il a répondu « oui » à la question précédente.
• Ajouter un contrôle conditionnel à l’entrée « Texte long » avec :
  • L’entrée « Bouton radio » comme question cible.
  • Un type de contrôle « Valeur exacte ».
  • La réponse « Oui » comme valeur attendue.

Ainsi, si l’utilisateur répond « Oui » à la question lui demandant s’il souhaite apporter des précisions, le champ « Texte long » lui demandant de préciser s’affichera, s’il répond « Non », le questionnaire passe à l’étape suivante.

Modification d’un formulaire

Modifier les paramètres généraux

Dans la liste des formulaires, cliquer sur le bouton « Modifier les paramètres du formulaire » et modifier les informations désirées. Il est également possible de modifier les paramètres :

• D’export : choix des champs inclus dans les exports CS et PDF.
• De publication : Les réponses aux formulaires peuvent être publiées. Pour en savoir plus, voir le chapitre « Réponses au formulaire » Publication.
• De vue des réponses : ajout de colonne dans l’affichage des réponses.
• De workflow : choix des champs qui peuvent être modifiés ou corrigés.

Les autres autres actions possibles sur un formulaire sont :

Sur l’écran d’accueil de la « Gestion des formulaires à étapes », d’autres fonctionnalités sont disponibles :

• Supprimer le formulaire : supprime le formulaire, l’ensemble de son contenu et de ses réponses.
  NB : La suppression du formulaire entraîne la suppression de toutes les réponses associées.
• Éditer les dates de disponibilités du formulaire : Il suffit de choisir la date de début et/ou de fin de disponibilité du formulaire, puis cliquer sur « OK ». La date de validité permet après expiration de cette dernière de faire passer automatiquement le formulaire à l’état indisponible. Le formulaire sera alors remplacé par son message d’indisponibilité.
  NB : Les dates de disponibilité peuvent également être modifiées dans les paramètres du formulaire .
• Dupliquer le formulaire : recrée un nouveau formulaire à partir d’un existant.
• Exporter le formulaire : permet de télécharger le formulaire et son contenu (structure, étapes, entrées) au format json pour le sauvegarder ou/et l’importer ultérieurement.

Modifier les étapes

Pour modifier l’une des étapes du formulaire, dans la liste des formulaires (Formulaire – Gestion des formulaires à étapes) :

• Cliquer sur le bouton « Éditer les étapes du formulaire » sur la ligne du formulaire concerné.
• Cliquer sur le bouton « Modifier l’étape xxx », la page des paramètres de l’étape s’affiche.

Modification des liaisons entre étapes :

• À partir de la page « Gestion des formulaires à étapes », cliquer sur le bouton « Éditer les étapes du formulaire ».
• Cliquer sur le bouton « Modifier l’étape xxx ».
• Cliquer sur le bouton de la liaison à l’étape d’arrivée concernée.
• Sélectionner la nouvelle étape d’arrivée et valider.

Il est également possible de dupliquer , exporter ou supprimer une étape en cliquant sur le bouton correspondant sur la ligne de l’étape concernée dans la liste des étapes du formulaire (onglet « Étapes » du formulaire).

Modifier les entrées

Les actions possibles sur les entrées déjà créées d’un formulaire sont les suivantes.

Modification d’une entrée

Pour modifier une des entrées d’un formulaire, dans la liste des formulaires :

• Cliquer sur le bouton « Éditer les étapes du formulaire » ou se rendre dans l’onglet « Étapes » du formulaire concerné depuis les paramètres .
• Cliquer sur l’étape dans laquelle se trouve l’entrée à modifier.
• Cliquer sur le bouton « Modifier » de la ligne de l’entrée correspondante.
• L’écran de modification s’ouvre pour changer les caractéristiques de l’entrée.
• Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les modifications effectuées.

Gestion de l’affichage conditionnel d’une entrée

Pour modifier l’affichage conditionnel d’une des entrées d’un formulaire :

• Se rendre dans l’onglet « Étapes » du formulaire concerné.
• Cliquer sur l’étape dans laquelle se trouve l’entrée à modifier.
• Cliquer sur le bouton « Gérer l’affichage conditionnel » de la ligne de l’entrée correspondante.
• La fenêtre de modification du contrôle conditionnel pour la question s’ouvre pour paramétrer ou modifier le contrôle.
• Renseigner les informations et ne pas oublier de cliquer sur le « Check » après avoir sélectionné une option dans chaque champ.
• Cliquer sur « OK ».

Gestion de la validation d’une entrée

Pour modifier la validation d’une des entrées d’un formulaire :

• Se rendre dans l’onglet « Étapes » du formulaire concerné.
• Cliquer sur l’étape dans laquelle se trouve l’entrée à modifier.
• Cliquer sur le bouton « Gérer la validation » de la ligne de l’entrée correspondante.
• La fenêtre de la liste des contrôles de validation s’ouvre pour paramétrer ou modifier le contrôle.
• Cliquer sur « Ajouter un contrôle ».
• Rentrer les informations et ne pas oublier de cliquer sur le « Check » après avoir sélectionné une option dans chaque champ.
• Cliquer sur « OK ».

Duplication d’une question ou d’un commentaire

Pour dupliquer l’une des entrées d’un formulaire :

• Se rendre dans l’onglet « Étapes » du formulaire concerné.
• Cliquer sur l’étape dans laquelle se trouve l’entrée à modifier.
• Cliquer sur le bouton « Dupliquer la question » de la ligne de l’entrée correspondante.
• La question est dupliquée à la fin de la liste de question.

Déplacement d’une entrée à l’intérieur d’un formulaire

Pour déplacer l’une des entrées d’un formulaire :

• Se rendre dans l’onglet « Étapes » du formulaire concerné.
• Cliquer sur l’étape dans laquelle se trouve l’entrée à modifier.
• Cliquer sur le bouton « Déplacer la question » de la ligne de l’entrée correspondante.
• La fenêtre de déplacement de l’élément s’ouvre dans laquelle sélectionner le nouvel emplacement de la question. Ne pas oublier de cliquer sur le « Check » après avoir sélectionné une option dans chaque champ.
• La question est déplacée.

Suppression d’une entrée

Pour supprimer une des entrées d’un formulaire, cliquer sur le bouton « Supprimer » de la ligne de l’entrée correspondante.

Réponses au formulaire

Prévisualisation du formulaire

La prévisualisation permet de visualiser le rendu du formulaire lorsque celui-ci est indisponible (en dehors des dates de disponibilité). Pour cela :

• Cliquer sur le bouton « Accéder au formulaire xxx » (orange au lieu de vert lorsque le formulaire est indisponible).
• Remplir le formulaire et passer les étapes normalement.
• Lors de la soumission à la fin du formulaire, les réponses ne sont pas enregistrées.

BO

Il est possible de répondre au formulaire depuis le Back Office :

• Cliquer sur « Formulaires – Gestion des formulaires à étapes » pour accéder à la liste des formulaires.
• Cliquer sur le bouton « Accéder au formulaire xxx » sur la ligne du formulaire concerné.
• Le formulaire est ouvert.

Publication

Les réponses aux formulaires peuvent être publiées.

Par exemple, à l’occasion d’un week-end des associations d’une ville, un formulaire peut être créé pour demander aux associations de la ville de renseigner les informations sur leurs activités et les dates et lieux de leur journée portes ouvertes. Les réponses à ce formulaire seront publiées afin de permettre aux habitants de la ville de se renseigner sur le planning de rencontre avec les associations et leurs activités.

Pour publier les réponses à un formulaire :

• Se rendre dans les paramètres du formulaire concerné : dans la liste des formulaires, cliquer sur le bouton « Modifier les paramètres du formulaire ».
• Cliquer sur l’onglet « Publication ».
• Sélectionner les entrées dont les réponses doivent être publiées.
• Valider en cliquant sur le bouton « Modifier le formulaire ».

Visualisation des réponses

Il est possible de :

• Voir la liste de l’ensemble des réponses du formulaire en cliquant sur « Contenu » > « Formulaires – Visualisation des réponses aux formulaires »](/support/jsp/site/Portal.jsp?page=wiki&view=page&page_name=howto_bo_forms#) et en triant sur le formulaire souhaité, ou en cliquant sur l’icône « Voir les réponses » sur la ligne du formulaire souhaité dans la liste des formulaires.

• Consulter le détail d’une réponse, en cliquant sur la ligne correspondant à cette réponse.
• Trier ou filtrer les réponses.
• Effectuer des recherches filtrées pour retrouver des réponses précises.
• Ajouter des colonnes dans la visualisation des réponses (Formulaire - Visualisation des réponses aux formulaires) en sélectionnant la ou les questions correspondantes dans l’onglet « Vue des réponses » du formulaire.

• Exporter les réponses dans un fichier au format sélectionné (CSV ou PDF) :

  • Dans les paramètres du formulaire, cliquer sur l’onglet « Export » puis sur « Configuration des questions exportables » et sélectionner les questions qui doivent apparaître dans les exports CSV et PDF.

  • Dans la liste des réponses au formulaire (Formulaires - Visualisation des réponses aux formulaires), filtrer sur le nom du formulaire concerné, sélectionner le type d’export (Export CSV, Export PDF ou Export PDF Complet qui comprend les PJ) et cliquer sur le bouton d’export .

  • Dans le menu déroulant « Système », sélectionner l’entrée « Mes demandes de fichiers » pour accéder à la liste des exports et les télécharger .