Forms V3

Nous sommes ravis de vous présenter la toute dernière mise à jour de Forms - la version 3 ! Cette nouvelle version apporte un ensemble de nouvelles fonctionnalités avancées sur les exports pdf ou csv, la gestion des brouillons, l’intégration d’une fonction cartographique, des améliorations ergonomiques et des optimisations pour vous offrir une expérience utilisateur encore plus fluide et personnalisable, que vous soyez administrateur ou utilisateur final.

Forms permet de créer des services numériques adossés à un Back Office métier permettant de traiter les demandes des usagers avec un workflow de traitement plus ou moins complexe. Au sein de la Ville de Paris, vous pouvez le charter directement avec le thème paris.fr, interfacé avec mon Paris ou l’outil de gestion de relation usager (GRU). A l’extérieur de la Ville de Paris, la charte est proposée en marque blanche et peut être personnalisée selon vos besoins.

Forms vous permet de créer assez rapidement un service numérique poussé sans développement. En tant que chef de projet vous pouvez être totalement autonome dans le paramétrage de ce dernier ou faire appel à votre prestataire de service. L’utilisation de cet outil générique permet de limiter les coûts de maintenance et de mise à jour de vos services numériques.

La documentation sur le wiki Lutèce a entièrement été réécrite pour vous permettre de mieux appréhender le sujet et des formations spécifiques à cet outil vont être réalisées sur 2024.

Cette version est disponible depuis février 2024 pour vos nouveaux services numériques et sera déployée progressivement sur l’ensemble des Packforms mis à disposition des directions métiers pour les utilisateurs de la Ville de Paris. Un docker Cité Libre comportera l’ensemble de la suite Forms pour les utilisateurs externes.

Table des matières

• Back Office
• Amélioration de la communication des réponses avec l’export PDF
• Facilitation du traitement des réponses avec l’export CSV
• Amélioration de l’ergonomie
• Étapes
• Generic attributes
• Front Office
• Brouillon
• Entrées
• Conclusion

Back Office

La version 3 de Forms offre un Back Office amélioré avec des fonctionnalités telles qu’un export PDF plus flexible, un export CSV optimisé, une meilleure ergonomie, la possibilité de gérer des étapes plus efficacement, des entrées et attributs génériques plus personnalisables. Ces améliorations visent à rendre la gestion des formulaires plus intuitive et flexible pour les administrateurs.

Amélioration de la communication des réponses avec l’export PDF

Les fonctionnalités liées à l’export PDF ont été améliorées afin de gérer et de communiquer les réponses de façon structurée.

Il est maintenant possible de créer des catalogues PDF des réponses, simplifiant ainsi la présentation des données par des rapports structurés.

Le modèle par défaut de l’export PDF a été repensé pour une lisibilité accrue, garantissant que les informations essentielles sont mises en avant de manière claire.

Par ailleurs, la personnalisation a été poussée plus loin pour l’export d’une seule réponse via une tâche du workflow avec la possibilité d’adapter le modèle d’export PDF de la réponse.

Les fichiers PDF peuvent être exportés avec leurs pièces jointes associées, organisées dans des dossiers zip distincts, ce qui simplifie la distribution de documents complexes.

Enfin, pour une flexibilité accrue, l’ordre des champs à exporter dans un fichier CSV est maintenant entièrement configurable, vous permettant de personnaliser vos rapports selon vos besoins spécifiques.

Facilitation du traitement des réponses avec l’export CSV

La version 3 de Forms apporte des améliorations significatives à l’export CSV, rendant la gestion des données encore plus fluide.

Désormais, toutes les colonnes des réponses s’affichent correctement, éliminant les guillemets superflus et garantissant une sortie de données propre et professionnelle.

De plus, vous avez la possibilité de configurer l’ordre des champs à exporter. Cette fonctionnalité offre une flexibilité précieuse pour personnaliser les rapports en fonction de besoins spécifiques.

En fin de compte, ces améliorations dans l’export CSV simplifient le processus de génération de rapports et garantissent que les informations importantes sont rapidement accessibles. Les administrateurs disposent ainsi d’un outil plus puissant pour extraire et traiter efficacement les données collectées grâce à Forms, améliorant ainsi la prise de décision et la communication des résultats.

Amélioration de l’ergonomie

Dans Forms 3, l’accent a été mis sur l’amélioration de l’expérience utilisateur pour les administrateurs. Les améliorations apportées sont nombreuses, visant à simplifier la navigation et à optimiser la convivialité.

Les colonnes de la vue des réponses ont été retravaillées pour permettre un tri plus efficace, facilitant ainsi l’accès aux données essentielles.

Lors de la configuration des dates de publication d’un formulaire, un message d’assistance s’affiche en cas d’erreur, ce qui aide à éviter des paramétrages incorrects, tels qu’une date de fin antérieure à la date de début.

De plus, un texte d’aide a été ajouté précisant l’intitulé par défaut du bouton de soumission à la fin d’un formulaire, rendant ainsi l’interface plus intuitive pour les utilisateurs.

Les champs qui ne peuvent pas être ajoutés aux colonnes de la vue des réponses, tels que les champs Image et Fichiers, sont maintenant clairement identifiés comme non sélectionnables, évitant ainsi de générer des erreurs.

Enfin, pour une flexibilité accrue, les formulaires peuvent désormais être remplis directement depuis le Back Office, simplifiant les tests et la validation.

Ces améliorations dans l’ergonomie visent à rendre l’utilisation de Forms plus fluide, plus efficace et plus intuitive, offrant ainsi une expérience utilisateur optimale à toutes les étapes du processus de gestion de formulaires.

Les itérations n’ont pas été oubliées, il est possible d’itérer sur un groupe de questions, même depuis le BO ! Le label du bouton d’itération ou de suppression de l’itération est configurable en BO.

Étapes

L’une des avancées notables de la version 3 de Forms réside dans les améliorations apportées à la gestion des étapes. Ces améliorations sont particulièrement précieuses pour les administrateurs qui cherchent à créer des formulaires complexes de manière plus intuitive.

La duplication des étapes est désormais possible, facilitant la création de formulaires similaires ou la réutilisation de structures existantes pour gagner du temps.

En outre, l’interface des fenêtres de paramétrage des liaisons conditionnelles a été repensée, rendant la configuration de relations entre les étapes plus accessible et intuitive. De plus, il est maintenant possible de combiner des conditions en utilisant les opérateurs logiques ET et OU, permettant ainsi une flexibilité accrue en créant des logiques conditionnelles plus complexes.

Ces améliorations renforcent la flexibilité et l’efficacité de la création de formulaires, offrant ainsi aux utilisateurs un moyen plus fluide de personnaliser leurs processus.

Generic attributes

Dans la version 3 de Forms, nous avons apporté des améliorations significatives à la gestion des generic attributes, ouvrant ainsi de nouvelles possibilités pour la personnalisation des formulaires.

L’intégration des listes de référence globale simplifie considérablement l’utilisation des listes dans les formulaires, permettant aux administrateurs de gérer de manière plus efficace la création de listes en mettant en commun les données souvent réutilisées.

De plus, la longueur maximale par défaut pour un texte long a été préconfigurée à 2000 caractères, ce qui facilite la configuration des champs de texte et évite de générer des erreurs en cas d’oubli de configuration de ce paramètre.

Une avancée majeure réside dans la possibilité de configurer des messages d’erreur personnalisés pour tous les generic attributes. Cette fonctionnalité offre une expérience utilisateur améliorée en permettant aux administrateurs de fournir des indications précises et utiles en cas d’erreur de saisie, renforçant ainsi la qualité des données collectées.

Enfin, un nouveau generic attribute rejoint la liste et permet la saisie de créneaux horaires. Vous pourrez ainsi demander aux usagers d’indiquer des créneaux horaires de disponibilité ou d’ouverture par exemple.

En somme, ces améliorations dans la gestion des generic attributes permettent aux utilisateurs de Forms d’adapter leurs formulaires de manière plus précise et de mieux accompagner la saisie des utilisateurs en Front Office.

• Generic attribute : un generic attribute désigne les différents types d’entrées ou de questions (image ou texte court par exemple).

Front Office

La version 3 de Forms présente des améliorations du Front Office, notamment la gestion simplifiée des brouillons pour une reprise facile de votre travail, l’introduction d’une entrée de type “Cartographie” et des “listes triables”. Ces mises à jour visent à offrir aux utilisateurs finaux une expérience de formulaire plus fluide et interactive, en facilitant la saisie de données et en permettant un meilleur contrôle sur la présentation des informations.

Brouillon

Forms 3 introduit des améliorations significatives dans la gestion des brouillons, simplifiant le processus de création et de soumission des formulaires pour les utilisateurs.

Une fonctionnalité particulièrement précieuse est la possibilité de sauvegarder un brouillon de votre demande en cours. Vous pouvez ainsi reprendre votre travail là où vous l’avez laissé, même après une déconnexion ou en changeant de navigateur. Un message de confirmation affiche la date et l’heure de la sauvegarde permettant de s’assurer que les données renseignées ne seront pas perdues.

Ces améliorations améliorent ainsi l’expérience des utilisateurs.

Entrées

Forms 3 offre des améliorations substantielles pour l’expérience des utilisateurs finaux en ce qui concerne la saisie de données.

Une nouvelle entrée de type “Cartographie” permet aux utilisateurs finaux de saisir des informations géographiques sur une carte interactive, ouvrant ainsi la voie à une collecte de données plus précise et contextuelle.

De plus, l’introduction des “listes triables” permet aux utilisateurs de réorganiser les éléments dans une liste selon leurs préférences, améliorant la convivialité et l’interactivité de la saisie de données.

Que ce soit pour recueillir des informations géographiques précises ou pour permettre aux utilisateurs de trier des listes d’éléments, Forms 3 cherche à offrir une expérience de saisie de données plus riche et plus efficace.

Conclusion

Ces nouvelles fonctionnalités et améliorations visent à simplifier l’expérience des utilisateurs, à renforcer la flexibilité des formulaires, à améliorer l’ergonomie et à garantir une communication plus efficace des réponses.

Pour en savoir plus sur ces améliorations et pour télécharger la dernière version, n’hésitez pas à visiter notre site web ou à contacter notre équipe d’assistance Plateforme de services Lutece et à parcourir la documentation de Forms 3 LUTECE Site Support - Wiki - Proposer des formulaires (Plugin Forms).