Back office de l’application Rendez-vous

Le Back Office offre au gestionnaire la possibilité de configurer au maximum les agendas proposés aux usagers : gestion des disponibilités, jours ouverts et fermés, le choix de l’aspect du calendrier, le paramétrage du formulaire de réservation et la gestion des rendez-vous prises par les usagers, ainsi que les messages affichés en Front Office, et les notifications envoyées aux usagers. Le gestionnaire a également à sa disposition les fonctions standards proposées par Lutèce pour l’administration du site Front Office.

Sommaire

• Site Back-Office
• Gestion des formulaires de rendez-vous
• Création d’un nouveau formulaire de RdV
• Configuration d’un formulaire de RdV existant
• Gestion des rendez-vous
• Utilisation de la cartographie (optionnel)

Site Back-Office

Le back-office permet de paramétrer et personnaliser le site web Front-Office, d’administrer les droits et de gérer les rendez-vous pris. L’application étant développée avec Lutèce, les fonctionnalités offertes de manière standard par Lutèce ne sont pas décrites dans cette page, seules les fonctionnalités spécifiques à l’application Rendez-vous sont décrites ci-dessous.

Gestion des formulaires de rendez-vous

La fonction est accessible depuis le menu « Applications / Gestion des rendez-vous ». Elle permet d’accéder à la liste des formulaires de rendez-vous, chaque formulaire définissant le service de rendez-vous correspondant.

Pour un utilisateur possédant l’ensemble des droits sur la plateforme, les actions possibles sont :

• Création d’un nouveau formulaire de RdV
• Accéder au formulaire de saisie en ligne (Front-office)
• Afficher le calendrier d’un formulaire : Le calendrier permet de visualiser l’état de réservation des créneaux du service.
• Définir le planning des rendez-vous
• Configurer un formulaire et les règles générales qui doivent s’appliquer
• Définir et personnaliser les messages et libellés d’un formulaire
• Dupliquer un formulaire : La fonction permet de dupliquer à l’identique un formulaire, à l’exception de 2 points : le formulaire créé est à l’état inactif et son titre sera préfixé de « Copie de ». De plus, aucun rendez-vous ne sera reporté sur la copie.
• Activer/Désactiver un formulaire : Un formulaire désactivé n’est plus accessible en front office
• Supprimer un formulaire

Selon les profil/rôles/droits affecté à l’utilisateur connecté, l’affichage de ces boutons d’action peut varier.

Création d’un nouveau formulaire de RdV

Un formulaire de RdV est optimisé pour la gestion d’un planning de réception récurrent ***(il est également possible de gérer de l’événementiel mais la configuration sera bien différente, et détaillée prochainement dans le présent document)***. Il repose donc sur les notions de « Semaine Type » et « Spécifique ».\

À la création d’un formulaire on définit les règles de publication : le titre, la description et la date de début de publication sont les premières règles à choisir. Tous les paramètres peuvent être modifiés après la création, à l’exception de l’option permettant la prise de rendez-vous sur plusieurs créneaux ou non, le choix est irréversible.

Par la suite, il est possible de configurer des règles d’affichage :

• Plage de disponibilité d’un planning sur n semaines (n est paramétrable), une nouvelle semaine est disponible tous les lundis à minuit.
• Heure de début et de fin d’ouverture de la permanence
• Durée des créneaux
• Nombre de personnes pouvant être reçues simultanément

Il est ensuite possible de faire des ajustements dans la semaine spécifique (modification exceptionnelle de la capacité de réception, ouverture/fermeture exceptionnelle, etc.).\

Le formulaire de création d’un nouvel agenda permet de définir ces règles récurrentes avant de devoir être affinées (ex. tous les jours, pendant la pause méridienne, le roulement mis en place fait qu’une personne recevant les usagers est absente, la capacité de réception est donc diminuée, etc.). Il permet donc de façon synthétique de définir les premiers paramètres et de quoi mettre en place la première Semaine Type dès la création d’un nouveau formulaire.\

Une semaine type est à concevoir au plus large. Si une nocturne est prévue, par exemple de 17h à 19h, il convient de choisir 19h comme heure de fin des rendez-vous. Chaque jour d’ouverture sélectionné dans la suite du formulaire de création prévoira des créneaux jusqu’à 19h. La semaine type pourra ensuite être affinée après la création du formulaire de prise de rendez-vous.

Le formulaire se termine sur des paramètres généraux détaillés par la suite. Ceux-ci vont définir les interactions possibles avec les utilisateurs de vos services et certaines contraintes de consultation (le captcha) ou de prise de rendez-vous (la saisie d’une adresse mail ou l’authentification).

Enfin, il est possible de saisir l’adresse du lieu où se déroulera le rendez-vous. Cette adresse est géocodée et pourra ensuite être utilisée afin de pointer le lieu de rendez-vous sur une carte leaflet.

Après validation, le nouveau formulaire est visible dans la Gestion des rendez-vous. Il est désactivé par défaut.

Configuration d’un formulaire de RdV existant

Il est possible de modifier la configuration d’un formulaire de RdV déjà existant via :

• Les paramètres généraux. Ces derniers permettent de définir le comportement et l’apparence du formulaire mis en ligne en Front-Office et personnaliser les textes, les libellés et les messages
• Le calendrier de réservation permettant de définir les créneaux disponibles//

Paramètres généraux

Les paramètres sont regroupés dans 3 onglets ;

{{{icon| edit}}} Onglet « Paramètres généraux »\

La liste des paramètres est, à quelques exceptions près, identique à celle que l’on retrouve lors de la création d’un nouveau formulaire.\ Les informations nécessaires à l’établissement de la première semaine type ne sont pas présentes (au profit de la gestion des semaines types). Seuls les autres paramètres sont donc affichés.

Importer les jours de fermeture : Cette fonction, présente uniquement en édition d’un formulaire déjà existant, permet de définir les jours de fermeture exceptionnelle, en dehors des jours de fermeture récurrents comme le dimanche qui pourront être pris en compte dans la définition de semaine type. Ce sont les jours fériés ou ceux fermés pour un événement ponctuel. La principale utilité est de pouvoir fermer les jours en amont sans passer par la semaine spécifique. Le format du fichier d’import est DISPONIBLE SUR GITHUB.

{{{icon| edit}}} Onglet « Formulaire de rendez-vous »\

Il permet d’ajouter des champs complémentaires au formulaire que l’usager devra saisir lors de sa prise de rendez-vous selon les besoins spécifiques du service. Les types de champs possibles sont (La liste des champs et leur configuration sont détaillées dans la page dédiée aux generic attributs).

• Bouton radio
• Case à cocher
• Commentaire
• Date
• Liste déroulante
• Zone de texte court
• Zone de texte long
• Numérotation
• Regroupement
• Liste déroulante SQL
• Géolocalisation
• Session
• Utilisateur MyLutece (N’est plus utilisé)
• Image
• Fichier
• Numéro de téléphone

Exemple pour le cas d’une question portant sur le numéro de téléphone :

Des vérifications par expression régulière permettent d’accompagner l’utilisateur pour une saisie fiabilisée. Un message d’erreur explicite peut être configuré afin de préciser à l’utilisateur quelle erreur de saisie a été commise.

{{{icon| edit}}} Onglet « Gestion des ressources » (optionnel)\ {{{ warning | Le module gru-module-appointment-resource n’est actuellement pas fonctionnel sur la dernière version de Rendez-vous}}} Une ou plusieurs ressources peuvent être nécessaires pour l’instruction d’un rendez-vous. On ne peut affecter une ressource à un rendez-vous que si le type concerné est associé au formulaire. Les actions possibles sont :

• Ajouter un type de ressource au formulaire
• Modifier le type associé
• Définir si les ressources de ce type contiennent le lieu du rendez-vous
• Supprimer le type de ressource associé

Remarque : Pour diverses raisons fonctionnelles, l’affectation des ressources aux rendez-vous ne peut se faire automatiquement. Pour les utiliser, il faut donc impérativement que la validation configurée dans le workflow associé soit manuelle. C’est au cours de cette étape qu’un gestionnaire peut affecter les ressources aux rendez-vous.

Définition des textes du formulaire de RdV

Tous les textes (messages et libellés) affichés lors de la prise de rendez-vous par l’usager sont définis à ce niveau. Les textes définis sont :

• Titre du calendrier
• Texte d’aide du calendrier
• Libellé et texte d’aide du champ « Prénom » (Le texte d’aide est le texte affiché en gris sous le champ de saisie correspondant)
• Libellé et texte d’aide du champ « Nom »
• Libellé et texte d’aide du champ « E-mail »
• Libellé et texte d’aide du champ « E-mail de confirmation »
• Libellé d’un créneau disponible à la réservation
• Libellé d’un créneau complet
• Texte à afficher à l’utilisateur après la création d’un rendez-vous
• Texte à afficher à l’utilisateur après l’annulation d’un rendez-vous
• Libellé du bouton de redirection
• Texte à afficher à l’utilisateur lorsqu’aucun créneau n’est disponible

Une URL de redirection spécifique peut être définie : URL de la page vers laquelle sera dirigé l’utilisateur après création d’un rendez-vous. Si l’URL n’est pas définie, l’utilisateur sera redirigé vers la page de portail de l’application.

Gestion des rendez-vous

Cette fenêtre permet à un agent de gérer les rendez-vous pris par les usagers. Il existe 2 méthodes d’affichage des rendez-vous :

• Par calendrier
• Par filtre
  Par défaut, c’est la vue du calendrier qui s’affiche en premier.

Affichage par calendrier

Les rendez-vous sont présentés dans un calendrier par plage d’une semaine. On peut passer de semaine en semaine en utilisant les boutons de navigation, où accéder directement à la semaine en choisissant une date précise, ou revenir à la semaine courante avec le bouton « Aujourd’hui ».

Il est possible de visualiser les rendez-vous d’un créneau en cliquant dessus. On arrive ainsi à l’affichage des rendez-vous par filtre avec un filtre appliqué sur le créneau sélectionné.

Ajouter un rendez-vous

Un gestionnaire peut être amené à prendre un rendez-vous pour un usager en cliquant sur le signe « + » d’un créneau réservable choisi depuis le calendrier. Le gestionnaire doit alors remplir le formulaire de réservation similaire à celui accessible en front office.

Dans ce cas, l’agent est amené à saisir les informations de l’usager et à valider le rendez-vous. Si l’utilisateur a les droits de surbooking, alors il peut également ajouter un rendez-vous sur un créneau déjà plein.

Affichage par filtre

Il est possible d’obtenir la liste des rendez-vous en appliquant un filtre. Les critères pour le filtrage sont accessibles en cliquant sur le bandeau de recherche. Les critères possibles sont :

• Nom (type de recherche ‘contenant’)
• Prénom (type de recherche ‘contenant’)
• Email (type de recherche ‘contenant’)
• Dates et heures de rendez-vous

Les actions générales possibles pour un agent :

• Supprimer les rendez-vous
• Exporter les rendez-vous

Les actions qu’un agent peut faire sur un rendez-vous ainsi que les icônes qui les représentent sont définies au niveau du workflow utilisé par le formulaire, à l’exception des actions de : modifier la date, modifier les informations, visualiser et supprimer.

À titre d’exemple, les actions définies dans le workflow de l’exemple sont décrites ci-dessous :

• Annuler par l’usager {{{ icon| arrow-circle-right}}} L’agent peut annuler le rendez-vous à la demande de l’usager
• Annuler par le gestionnaire {{{ icon| arrow-circle-right}}} L’agent peut annuler un rendez-vous de sa propre initiative
• Honorer {{{ icon| arrow-circle-right}}} Marquer le rendez-vous s’il a été honoré par l’usager
• Non honorer {{{ icon| arrow-circle-right}}} Marquer le rendez-vous s’il n’a pas été honoré par l’usager

Supprimer les rendez-vous

Le gestionnaire peut supprimer les rendez-vous préalablement sélectionnés.

Une fois l’action confirmée, ces rendez-vous sont physiquement supprimés de la base de données.

Exporter les rendez-vous

Il est possible d’exporter la liste de résultats filtrée des rendez-vous au format Excel. Au clic sur le bouton, une pop-in affiche l’ensemble des champs disponibles relatifs au rendez-vous (information sur le créneau choisi), ainsi que l’ensemble des champs saisis par l’usager.

À la validation, l’export est lancé, et le fichier issu sera mis à disposition de l’utilisateur back-office dans la section Système > Mes demandes de fichiers. Cette évolution permet de ne plus être limité sur la quantité de données à exporter. Les fichiers sont stockés pendant une durée de 7 jours (paramétrable dans les fichiers .properties) et ne sont accessibles que par l’utilisateur à l’origine de l’export.

Visualiser les détails d’un rendez-vous

Depuis la liste résultat de filtre, il est possible de visualiser en détail un rendez-vous. L’historique des actions et les échanges sont également accessibles depuis cette page.

Modifier

Dans le cas où le workflow le prévoit, il est possible de modifier un formulaire de saisie pré-rempli similaire à celui de la création qui est affiché.

Modifier la date d’un rendez-vous

Dans le cas où le workflow le prévoit, le gestionnaire ou l’usager a la possibilité de reporter un rendez-vous à une autre date. Dans ce cas, il accède tout d’abord au calendrier afin de choisir un créneau, puis valider le changement.

Après la validation du changement, si des ressources étaient associées au rendez-vous initial lors des étapes de workflow, elles ne seront pas reprises. Il sera donc nécessaire d’associer de nouveau ces ressources au nouveau rendez-vous.

Utilisation de la cartographie (optionnel)

Pour les demandes de rendez-vous déterritorialisées (cas où le rendez-vous peut être instruit dans plusieurs espaces de réception du public), il est possible de bénéficier de l’option d’afficher les disponibilités sur une cartographie.

Pour ce faire, les formulaires devant afficher leurs disponibilités sur une même cartographie doivent appartenir à la même catégorie (soumis au droit « gestion des catégories ») ce qui doit être fait dans les paramètres du formulaire.

Ensuite, il s’agit d’afficher la page correspondante en front-office en appelant l’URL : http(s)://[domaine]/[nomAppli]/jsp/site/Portal.jsp?page=appointmentsearch&category=[nomCat] :

• [domaine] : le nom de domaine Front-Office de l’application
• [nomAppli] : le nom de l’application
• [nomCat] : le nom de la catégorie des formulaires dont il faut afficher les disponibilités

Gestion des workflows - Tâches spécifiques au rendez-vous

La gestion est accessible depuis le menu « Applications / Gestion des workflows ». Le plugin Workflow est un plugin générique de Lutèce. Plusieurs modules de workflow spécifiques à l’application Rendez-vous permettent d’apporter des tâches spécifiques pour les Workflows de prise de rendez-vous. Un rendez-vous peut alors suivre un cycle de vie d’un rendez-vous, de sa planification à sa clôture, en étant rappelé à l’usager.